Hướng dẫn chèn chữ ký vào email

Mẫu chữ ký email giúp các cá nhân cũng như doanh nghiệp, tổ chức chuyên nghiệp hóa kênh giao tiếp gián tiếp quan trọng này. Không chỉ cung cấp thông tin mà các mẫu được thiết kế đẹp sẽ cho thấy sự chỉn chu, phong cách làm việc của bạn cũng như công ty bạn. Với nhà tuyển dụng, việc ứng viên gửi CV xin việc ứng tuyển qua email của chữ ký không chỉ giúp thuận tiện cho việc liên lạc lại mà còn cho thấy ứng viên có kinh nghiệm, hiểu về các giao thức, tương tác qua email.

1. Chữ ký email là gì? Vì sao cần có chữ ký email

Chữ ký email là phần ở cuối trang của email, được cài đặt từ trước và sẽ luôn luôn hiển thị khi bạn gửi email đi (không cần bổ sung mỗi lần gửi). Chữ ký email bao gồm những thông tin cơ bản về bạn, chẳng hạn như họ tên, giới tính (Mr, Mrs hay Ms) và số điện thoại, chức vụ, công ty… Nó không chỉ là một cách để giữ liên lạc mà còn được coi là hình ảnh “thương hiệu” của cá nhân bạn hoặc công ty bạn.

Sở dĩ chữ ký email quan trọng là vì nó hoạt động giống như một lời “nhắc nhở” (remind) người nhận, người đọc thư về người gửi, ít nhất là để họ nhớ rằng đã nhận email từ ai, làm công việc gì, ở công ty nào. Khi muốn liên lạc lại cũng rất dễ dàng thay vì phải tìm kiếm thông tin, mở các file tài liệu… Ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng chữ ký email cho dù đang đi học hay khi đã đi làm. Không quá to tát nhưng đổi lại, có thể giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Chữ ký email phổ biến nhất là trên Gmail và Outlook.

2. Chữ ký email dùng trong những trường hợp nào? Ai có thể sử dụng?

Thực tế, những người dùng email đều có thể sử dụng chữ ký email. Tuy nhiên, phổ biến nhất thì chữ ký sẽ được sử dụng cho các đối tượng sau:

• Học sinh, sinh viên, người trưởng thành đã đi làm.
• Ứng viên đang tìm việc làm.
• Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp (sử dụng chung mẫu chữ ký email).

Trong một số nghề nghiệp cụ thể, chẳng hạn như chăm sóc khách hàng hay telesales, marketing, nghiên cứu thị trường… thì các email tiếp thị buộc phải sử dụng chữ ký email để khách hàng tiềm năng có thể có được thông tin họ muốn, đặt câu hỏi khi cần. Nhìn chung, bởi vì chữ ký email có thể được cài đặt mặc định nên bạn chỉ cần chú ý một lần, thiết kế sao cho đẹp và chuyên nghiệp là được. Sau đó, mỗi khi gửi mail, bạn gần như sẽ không phải quan tâm nữa vì nó sẽ tự hiển thị.

3. Thông tin cần có trong chữ ký email

Chỉ xuất hiện ở cuối email với khoảng 3 – 5 dòng thông tin rất ngắn gọn, thế nên trước khi chọn mẫu chữ ký email, bạn sẽ phải xác định các thông tin cần có. Đơn giản nhất thì một chữ ký email sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Họ tên (hoặc tên), công ty, chức danh: Đây là thông tin cơ bản nhất phải có trong chữ ký email. Trường hợp bạn đang đi học thì sẽ là họ tên và tên trường, lớp. Đối với những email tiếp thị chẳng hạn thì có thể coi đây là thông tin quan trọng bậc nhất bởi vì bạn không thể gửi thông tin về chiến dịch marketing mà không bao gồm thương hiệu.
• Thông tin liên lạc: Bao gồm liên kết đến trang web và blog chính thức của cá nhân hoặc công ty, số điện thoại làm việc, số điện thoại cá nhân (tùy từng trường hợp).
• Logo công ty (nếu có): Nếu bạn sử dụng chữ ký email trong công việc thì nếu có thể, hãy kèm theo ảnh logo công ty. Mặc dù không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ hình ảnh thưởng hiệu rõ ràng hơn.
• Biểu tượng mạng xã hội: Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể bao gồm liên kết đến fanpage, trang chính thức của doanh nghiệp hoặc bản thân bạn (trường hợp đi xin việc) mà trên trang có nhiều thông tin, hình ảnh tích cực. Trường hợp ngược lại thì bạn nên tránh đề cập.

Lưu ý: Cho dù thông tin trong chữ ký email của bạn có đầy đủ tất cả như trên hay chỉ bao gồm họ tên, chức danh, số điện thoại thì về mặt hình thức, bạn cũng phải đảm bảo bám sát vào một thiết kế gọn gàng, làm sao cho thấy tính thẩm mỹ, dễ đọc và đồng nhất. Nếu là email làm việc trong công ty thì bạn có thể cân nhắc sử dụng màu sắc chủ đạo trong logo, font chữ trong slogan của công ty. Bạn cũng nên tránh sử dụng ảnh động (GIF) hay thêm địa chỉ email đúng là địa chỉ bạn đang dùng để gửi mail vì không cần thiết.

4. Các mẫu chữ ký email đẹp, chuẩn

Những mẫu chữ ký email có thể là tiếng Việt hoặc tiếng Anh nhưng hiện nay, đa số mọi người đều dùng mẫu tiếng Anh vì chủ yếu vẫn là thông tin cơ bản. Lúc này, bạn có thể viết họ tên không dấu, “số điện thoại” thì viết là “Tel:” là được, chức danh, tên công ty cũng có thể viết bằng tiếng Anh. Chủ yếu là trình bày sẽ đơn giản, ngắn gọn hơn.

Hãy cùng tham khảo một số mẫu chữ ký email đẹp:

Mẫu 1

Mẫu 2

Mẫu 3

5. Cách tạo mẫu chữ ký email

Như đã đề cập, hiện nay, phổ biến nhất vẫn là các mẫu chữ ký email cho Gmail và Outlook, cách tạo đơn giản như sau:

5.1. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Gmail

Email phổ biến nhất, được dùng nhiều nhất ngày nay vẫn là Gmail. May mắn là cách tạo chữ ký email bằng Gmail rất dễ dàng và không tốn bao nhiêu thời gian, quy trình gồm có:

• Mở tài khoản Gmail -> click vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình, chọn Settings (Cài đặt).
• Trong mục General (Cài đặt chung), tìm Signature (Chữ ký).
• Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature -> nhập nội dung chữ ký vào khung soạn thảo.
• Thay đổi màu, kích thước và thêm hình ảnh (ảnh cá nhân, logo).
• Chọn Save changes (Lưu thay đổi) để lưu chữ ký vừa tạo.

5.2. Cách tạo mẫu chữ ký email bằng Outlook

Đối với chữ ký email tạo bằng Outlook thì có hơi khác một chút so với Gmail:

• Mở Outlook, chọn New Email để tạo thư mới.
• Chọn Signature (Chữ ký) trong menu Message.
• Chọn New… để tạo chữ ký mới.
• Điền thông tin cho chữ ký email và chọn OK.
• Trong khung Edit signature bên dưới, bạn có thể chỉnh font chữ, màu sắc, cỡ chữ, thêm ảnh cá nhân hay logo tùy ý.
• Chọn OK sau khi hoàn tất.
• Để thêm chữ ký vào email, bạn chọn mục Signature và chọn chữ ký vừa khởi tạo.

Hướng dẫn tạo chữ ký email bằng Outlook đơn giản

6. Lưu ý khi sử dụng mẫu chữ ký email

Cho dù bạn chọn mẫu chữ ký email như thế nào, dùng chữ ký vì mục đích gì thì cũng có một số nguyên tắc, chú ý mà bạn cần tham khảo như:

• Chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế của mẫu chữ ký email: Cỡ chữ, in đậm hay in nghiêng, font chữ nào đẹp mà gọn gàng về dễ đọc, màu sắc của chữ, hình ảnh bạn chọn… Tất cả đều là những yếu tố cực kỳ quan trọng và ý nghĩa, ảnh hưởng đến hình thức tổng thể của chữ ký. Bạn cũng có thể thử để xem chữ ký sẽ hiển thị ở email của người khác thế nào khi được gửi đi, tránh trường hợp nội dung email vẫn bình thường và đến chữ ký email thì quá khổ hoặc quá nhỏ. Màu sắc nên nhẹ nhàng, tránh các gam màu quá rực rỡ.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ bên ngoài: Ngoài việc làm theo các hướng dẫn cài đặt chữ ký email đơn giản, nếu muốn chuyên nghiệp hơn, khác biệt hơn thì bạn có thể tìm kiếm những công cụ hỗ trợ tạo chữ ký email bên ngoài. Thường thì bạn có thể được sử dụng một số mẫu chữ ký email miễn phí, những mẫu đẹp hơn có thể sẽ cần phải trả phí.